Cómo elegir una wedding planner: 10 preguntas que deberíais hacer antes de contratarla
@afilmlove
Elegir una wedding planner es una de las decisiones más importantes cuando empezáis a organizar vuestra boda. No solo vais a compartir con ella la planificación de uno de los días más especiales de vuestra vida, sino también meses de decisiones, reuniones, proveedores, presupuestos, cambios de última hora y, en definitiva, una parte importante del camino hasta la boda.
Y si estáis organizando una destination wedding en España, esta elección puede ser todavía más importante. Cuando la celebración implica desplazamientos, invitados que vienen de otros lugares o proveedores y espacios que todavía no conocéis, contar con una profesional que conozca el entorno y pueda acompañaros durante todo el proceso puede marcar una gran diferencia.
Por eso, más allá de que os guste su trabajo o de que su estilo encaje con el vuestro, hay algunas preguntas que merece la pena hacer antes de contratar una wedding planner.
1. ¿Cómo trabaja una wedding planner?
Cada wedding planner tiene una forma diferente de organizarse y es importante conocerla desde el principio.
Preguntad cómo será el proceso de planificación, con qué frecuencia tendréis reuniones, cómo será la comunicación durante los meses de preparación y qué herramientas utiliza para organizar toda la información de vuestra boda.
También es interesante saber cuánto tendréis que involucraros vosotros y qué parte de la organización asumirá la wedding planner.
Hay parejas que quieren participar en cada decisión y otras que prefieren delegar y disfrutar del proceso con más tranquilidad. Ninguna opción es mejor que la otra.
La mejor forma de trabajar será aquella que encaje con vuestra manera de organizaros como pareja.
2. ¿Qué experiencia tiene y qué tipo de bodas organiza?
No se trata únicamente de saber cuántas bodas ha organizado una profesional, sino de conocer qué tipo de bodas suele organizar y si su experiencia encaja con lo que estáis buscando.
Podéis preguntar por su trayectoria, por los espacios en los que ha trabajado, por el número de invitados que suele gestionar o por si tiene experiencia en bodas similares a la vuestra.
Y si estáis pensando en una destination wedding, es especialmente interesante saber si ha trabajado con parejas que viven fuera, invitados que viajan o celebraciones en diferentes localizaciones.
La experiencia aporta algo que no siempre se ve en las fotografías: saber anticiparse a los problemas, conocer los tiempos y proveedores y mantener la calma cuando surge un imprevisto.
Porque una buena planificación no consiste únicamente en que todo sea bonito. También consiste en saber qué hacer cuando algo no sale exactamente como estaba previsto.
3. ¿Qué servicios ofrece?
No todas las wedding planners ofrecen lo mismo.
Algunas se encargan de organizar la boda desde el principio, acompañando a la pareja durante todo el proceso. Otras se incorporan cuando ya tenéis parte de los proveedores contratados y se centran especialmente en la coordinación de la boda.
Antes de tomar una decisión, aseguraos de entender qué incluye exactamente el servicio y qué tareas asumirá vuestra wedding planner.
¿Os ayudará con la elección de proveedores? ¿Con el diseño y la planificación? ¿Con la organización de los tiempos? ¿Estará presente el día de la boda?
Cuanto más claro esté desde el principio, más sencillo será saber si esa forma de trabajar es la que necesitáis.
4. ¿Cómo trabaja con los proveedores?
Los proveedores son una parte fundamental de cualquier boda, así que merece la pena saber cómo se seleccionan y cómo trabaja vuestra wedding planner con ellos.
Preguntad si trabaja con profesionales con los que colabora habitualmente, si podéis proponer vosotros otros proveedores y cómo se decide cuál es la mejor opción para vuestra boda.
Tener una buena agenda de contactos es importante, pero todavía lo es más que las recomendaciones tengan sentido para vosotros, vuestro presupuesto, vuestro estilo y el tipo de celebración que queréis crear.
En una destination wedding, además, contar con alguien que conozca el entorno puede facilitar mucho la búsqueda de espacios y profesionales locales.
5. ¿Cómo gestiona el presupuesto de la boda?
El presupuesto debería ser una de las primeras conversaciones que tengáis con vuestra wedding planner.
Preguntad cómo os ayudará a organizarlo, hacer seguimiento de los gastos y establecer prioridades durante la planificación.
Una wedding planner no debería limitarse a deciros cuánto cuesta cada cosa. También puede ayudaros a entender dónde merece la pena invertir y qué partidas pueden ajustarse si es necesario.
Y, por supuesto, es importante conocer desde el principio sus honorarios y qué está incluido en ellos.
Hablar de dinero con claridad desde el principio evita malentendidos y os permite tomar decisiones con tranquilidad.
6. ¿Qué pasa si surge un imprevisto?
Aunque planifiquemos una boda al detalle, una boda nunca está completamente bajo control.
Puede llover, un proveedor puede retrasarse, cambiar un horario o surgir cualquier situación inesperada.
Por eso, una de las preguntas más interesantes que podéis hacer antes de contratar una wedding planner es cómo suele gestionar este tipo de situaciones.
Incluso podéis pedirle algún ejemplo de algo que haya ocurrido en una boda anterior y cómo lo resolvió.
Muchas veces, la verdadera experiencia de una wedding planner se demuestra precisamente cuando las cosas no salen exactamente como estaban previstas.
La tranquilidad de saber que alguien está pendiente de lo que ocurre detrás de escena os permitirá disfrutar mucho más de vuestro día.
7. ¿Quién estará con nosotros el día de la boda?
Esta es una pregunta fundamental y, a veces, se pasa por alto durante el proceso de contratación.
Preguntad quién estará presente el día de la boda, desde qué momento estará trabajando y cuál será su función durante la celebración.
También es importante saber cuántas personas formarán parte del equipo y qué tareas asumirá cada una.
Ese día vosotros deberíais estar pendientes de disfrutar, abrazar a vuestra gente, bailar, emocionaros y vivir cada momento. No de comprobar si ha llegado el catering o si todo está preparado para empezar la ceremonia.
8. ¿Cómo consigue conocer nuestros gustos y nuestra personalidad?
Una boda no debería ser simplemente bonita. Debería tener algo de vosotros.
Por eso, cuando conozcáis a una wedding planner, podéis preguntarle cómo trabaja para conocer vuestro estilo, qué importancia da a vuestras preferencias y cómo transforma vuestras ideas en una propuesta coherente.
No es necesario llegar a la primera reunión sabiendo exactamente qué queréis.
Parte del trabajo de una wedding planner también consiste en escuchar, hacer preguntas y ayudaros a descubrir qué es importante para vosotros.
Porque una boda personalizada no consiste en añadir elementos diferentes por el simple hecho de ser originales. Consiste en conseguir que cada decisión tenga sentido dentro de vuestra historia.
9. ¿Qué espera de nosotros durante la organización?
Puede parecer una pregunta menos importante, pero os ayudará a entender cómo será vuestra relación durante los meses de preparación.
Hay parejas que quieren participar en cada decisión y otras que prefieren delegar y confiar en el criterio de su wedding planner.
Ninguna de las dos opciones es mejor.
Lo importante es saber qué necesitáis vosotros y comprobar que la forma de trabajar de la profesional encaja con ello.
Al fin y al cabo, vais a compartir muchas decisiones durante un periodo de tiempo largo. Sentir que podéis comunicaros con naturalidad y que existe confianza será tan importante como cualquier otro aspecto de la organización.
10. ¿Nos transmite confianza?
Y llegamos a una pregunta que no aparece en ningún presupuesto ni contrato, pero que probablemente sea una de las más importantes:
¿Nos transmite confianza? ¿Ha entendido vuestras prioridades? ¿Confiáis en su criterio? ¿Os transmite tranquilidad? …
La organización de una boda puede durar muchos meses y vais a compartir muchas decisiones con esa persona. Por eso, sentir que estáis en buenas manos es fundamental.
¿Y si estáis organizando una destination wedding?
Si vivís fuera del lugar donde vais a celebrar vuestra boda, la planificación puede plantear algunos retos adicionales. Encontrar el espacio adecuado, conocer proveedores locales, coordinar reuniones a distancia, organizar los tiempos o ayudar a vuestros invitados a entender la logística del viaje son aspectos que pueden formar parte de una destination wedding.
Por eso, además de fijaros en el estilo de una wedding planner, merece la pena valorar su conocimiento del destino, su red de profesionales y su manera de acompañaros durante todo el proceso. Una boda de destino no debería sentirse como una complicación añadida. Con la planificación adecuada, puede convertirse precisamente en una experiencia que disfrutéis desde el primer momento. Más allá del precio: cómo elegir la wedding planner adecuada.
A la hora de elegir una wedding planner, el presupuesto es importante, pero no debería ser el único criterio. Comparad qué incluye cada propuesta, cómo trabaja cada profesional, su experiencia, los servicios que ofrece y, sobre todo, si existe una buena conexión entre vosotros. No se trata de encontrar a la wedding planner que haga la boda más espectacular. Se trata de encontrar a la persona que entienda vuestra boda, vuestra forma de hacer las cosas y lo que realmente es importante para vosotros. Porque cada pareja tiene una historia diferente y no todas las bodas tienen que seguir la misma
¿Y nosotras?
En Martina por el Norte creemos precisamente en esa forma de entender la organización de una boda: desde la cercanía, la confianza y la atención a cada pareja.
Nos gusta conocer vuestra historia, escuchar qué imagináis para ese día y acompañaros durante todo el proceso para que las decisiones que vayáis tomando tengan sentido para vosotros.
Nos gusta trabajar desde la escucha y construir cada celebración de forma personalizada, sin intentar encajar a cada pareja en una misma fórmula. Porque una boda no debería ser una copia de otra. Cada pareja es diferente y cada celebración debería reflejarlo. Y si vuestra boda es también un viaje —si venís de fuera, si vuestros invitados se desplazan o si simplemente habéis elegido un lugar especial lejos de casa— creemos que la planificación debería haceros disfrutar todavía más de la experiencia.